هل برامج محاسبة السحابية عائد استثمار جيد؟

نظرًا للتبني الواسع النطاق للبرامج المستندة إلى السحابة عبر جميع الصناعات والأنظمة الأساسية للتكنولوجيا ، من السهل أن ترى كيف ستحصل برامج محاسبة المستندة إلى السحابة أيضًا على قوة جذب عبر طيف تكنولوجيا المحاسبة. بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأنه من المرجح أن تزداد شعبية أدوات المحاسبة المستندة إلى السحابة خلال السنوات القادمة ، يحتاج المدير التنفيذي الحصيف إلى التفكير فيما إذا كان التحويل إلى نظام محاسبي قائم على السحابة هو قرار جيد لعائد الاستثمار. على الرغم من أننا نوصي بمناقشة خياراتك مع خدمات المحاسبة أو مزود المحاسبة الاستعانة بمصادر خارجية لمعرفة ما إذا كانت هذه الفرص مناسبة لعملك ، فإن ما يلي يجب أن يساعدك على البدء في التحقيق الخاص بك.

الاشتراك مقابل الدفع مقدمًا
يمكن أن تكون إصدارات سطح المكتب من برامج المحاسبة ، خاصة تلك التي تتطور إلى مستوى المؤسسة ، استثمارات مكلفة للغاية بآلاف الدولارات سنويًا – ثم تضاعفها في تراخيص المستخدم المطلوبة أو رسوم الصيانة. تؤدي التحسينات السنوية ودعم تكنولوجيا المعلومات والتدريب المهني المستمر والتكاليف غير المباشرة الأخرى إلى زيادة النفقات المحيطة بإدارة برامج محاسبة الموقع.

على العكس من ذلك ، تعتمد برامج محاسبة المستندة إلى السحابة عادةً على الاشتراك ، مع دفع رسوم أقل على أساس شهري. في حين أن الرسوم لا تختفي أبدًا ولا تمتلك “البرنامج” أبدًا ، فإن تكاليف الصيانة والتحديثات والخوادم يتحملها مزود البرنامج. إذا كانت هناك حاجة لتوسيع الخوادم لتشمل المزيد من المستخدمين أو يلزم إجراء ترقيات ، فسيتم التعامل مع هذه الخوادم من قِبل الموفر وعمومًا دون أي تكلفة إضافية عليك. ضع في اعتبارك أن التحكم في وقت وكيفية إدارة التحديثات ليس تحت سيطرتك ، ولكن شركات برامج المحاسبة ستبذل قصارى جهدها عادةً لإجراء تحسينات مهمة بشكل متكرر وسهل.

الدخول الى المعلومات
ما لم تكن تحتفظ بنقطة وصول عن بعد على خادم شركتك (مما يضيف بلا شك مخاوف بشأن التكلفة) ، فأنت على الأرجح محدود في مكان وكيفية الوصول إلى بياناتك المالية باستخدام حل سطح المكتب. قد يكون هذا جيدًا للطريقة التي تدير بها عمليات المحاسبة – ولكن إذا كنت بحاجة إلى الوصول في الوقت الحقيقي من أي مكان ، أو لديك العديد من المستخدمين الذين يحتاجون إلى الوصول من مواقع فعلية مختلفة أو العمل جنبًا إلى جنب مع خدمة مسك الدفاتر الاستعانة بمصادر خارجية ، فأنت بحاجة إلى ضمان الوصول عن بعد متاح. يتميز برنامج المحاسبة المستند إلى السحابة عادةً ببنية “الوصول في أي مكان” ، مما يتيح للعديد من المستخدمين إمكانية تسجيل الدخول وتحديث المعلومات أو تنزيل التقارير أو تشغيل كشوف الحسابات بغض النظر عن مكان تواجدهم.

الأمن ومراقبة البيانات
إن القدرة على العمل داخل دفتر أستاذ واحد من مواقع متعددة يثير الشك في القدرة على تأمين البيانات المالية السرية. في الفحص الأول ، قد لا تبدو البرامج السحابية آمنة مثل البيانات المخزنة على سطح المكتب بسبب الاختراقات الأخيرة لأمن البيانات وسهولة الوصول إليها ، ولكن المعلومات المخزنة في السحابة محمية بشكل نموذجي من خلال نقاط دخول مشفرة مشفرة ولا يمكن الوصول إليها إلا عبر كلمة مرور محمية تسجيل الدخول. بالنسبة للسرقة والأضرار المادية ، يتم تخزين المعلومات بأمان خارج الموقع ، لذلك في حالة سرقة جهاز كمبيوتر محمول ، فإن الأشخاص الذين لديهم حق الوصول إلى بيانات المحاسبة هم فقط الذين لديهم اسم مستخدم الحساب وكلمة المرور. يؤمن استخدام حل تخزين البيانات المستند إلى السحابة أيضًا المعلومات المحاسبية في حالة نشوب حريق أو فيضان أو حالة طوارئ أخرى ، والتي قد لا تكون كذلك بالنسبة للبيانات المخزنة على الخوادم المحلية في مكتبك.